Dit draag je over
Het payrollbedrijf wordt de formele werkgever. Het verzorgt de arbeidscontracten, de verloning en loonstroken, de loonaangifte, de reserveringen voor vakantiegeld en vakantiedagen, de pensioenaanmelding en de afgesproken dekking van het risico bij ziekte en ontslag. Ook de administratie rond in- en uitdiensttreding ligt bij het payrollbedrijf.
Dit blijft bij jou
Jij werft en kiest de medewerkers, bepaalt wie wanneer werkt, stuurt aan op de werkvloer en maakt de beloningsafspraken. Ook de zorg voor veilige arbeidsomstandigheden en de dagelijkse begeleiding blijven jouw verantwoordelijkheid. Payroll neemt de administratie en de afgesproken werkgeversrisico's over, niet je personeelsbeleid.
Wanneer past payroll uitbesteden, en wanneer niet?
Payroll past als je zelf mensen hebt gevonden en het werkgeversrisico en de administratie wilt overdragen: bijvoorbeeld bij een flexibele schil, seizoenswerk, een eerste medewerker of wanneer je geen eigen salarisadministratie wilt opzetten. Het past minder goed als je een stabiel vast team hebt en bewust zelf werkgever wilt blijven; dan kan salarisadministratie uitbesteden beter passen. Twijfel je tussen die twee routes, bekijk dan payroll of salarisadministratie.
Moet je de mensen nog vinden, dan zit je bij payroll verkeerd: een uitzendbureau levert ook de kandidaat. Het verschil staat op payroll of uitzendbureau. En ben je zelf uitzendbureau of intermediair, dan zoek je geen payroll maar een backofficepartij; zie backoffice uitbesteden.
Wat kost payroll uitbesteden?
Je betaalt het brutoloon maal een omrekenfactor. In die factor zitten de werkgeverslasten, reserveringen, pensioen, de afgesproken risicodekking en de marge van het payrollbedrijf. Eén vast markttarief bestaat niet: de factor verschilt per branche, cao, contractvorm en vooral per grondslag waarover hij wordt gerekend. De volledige opbouw, de valkuilen en de openbare prijssignalen staan op Wat kost payroll?
Wil je zien wat een factor voor jouw uurloon betekent, dan kun je met de gratis tool je payrollfactor berekenen en iedere kostenlaag apart bekijken.
Zo stap je over in vijf stappen
Waar let je op in het contract?
De belangrijkste punten: over welke grondslag de factor rekent en wat er wel en niet in zit, hoe de verzuimdekking is geregeld en of daar een maximum aan zit, wie leegloop en feestdagen betaalt, welke opzegtermijnen gelden en welke kosten buiten de factor vallen. Payrollmedewerkers hebben minimaal recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechtspositie als werknemers in gelijke of gelijkwaardige functies bij de opdrachtgever. Voor pensioen geldt de wettelijke eis van een adequate pensioenregeling; een goede aanbieder laat zien hoe hij dat toepast.
Kijk ook vooruit: de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) treedt op 1 januari 2027 in werking. Vanaf 1 januari 2028 wordt het toelatingsstelsel gehandhaafd en mogen uitleners, waaronder payrollbedrijven, alleen actief zijn met een officiële toelating. Vraag een aanbieder daarom hoe die zich op de toelating voorbereidt en controleer het openbare register zodra dit beschikbaar is. Meer daarover lees je in de kennisbank: Wtta en payroll.
Klaar om aanbieders te bekijken?
Zet payrollbedrijven feitelijk naast elkaar op branche, cao, certificering en voorwaarden, en vraag daarna vrijblijvend voorstellen aan bij de partijen die passen. Ga naar payrollbedrijven vergelijken of laat een ontvangen voorstel eerst toetsen met de offertecheck.
Vraag voorstellen aanVeelgestelde vragen
Wat besteed je uit als je payroll uitbesteedt?
Het juridisch werkgeverschap: het payrollbedrijf wordt de formele werkgever van medewerkers die jij zelf hebt geworven. Het verzorgt contracten, verloning, loonaangifte, reserveringen en de afgesproken dekking bij ziekte en ontslag. De dagelijkse aansturing, het rooster en de beloningsafspraken blijven bij jou.
Wat kost payroll uitbesteden?
Je betaalt het brutoloon maal een omrekenfactor. In die factor zitten werkgeverslasten, reserveringen, pensioen, de afgesproken risicodekking en de marge van het payrollbedrijf. Eén vast markttarief bestaat niet: de factor hangt af van branche, cao, contractvorm en vooral van de grondslag waarover hij wordt gerekend.
Wat blijft er bij jou als opdrachtgever?
Jij bepaalt wie er werkt, wat diegene doet en tegen welke beloningsafspraken. Ook werving, planning, begeleiding op de werkvloer en de zorg voor veilige arbeidsomstandigheden blijven bij jou. Payroll neemt de administratie en de afgesproken werkgeversrisico's over, niet het personeelsbeleid.
Hoe kies je een payrollbedrijf?
Vergelijk aanbieders op branche- en cao-kennis, certificering (zoals NEN 4400-1), voorbereiding op de Wtta-toelating, de grondslag en dekking van de factor en de contractvoorwaarden. Vraag daarna bij een paar passende partijen een voorstel op en zet die voorstellen op dezelfde grondslag naast elkaar voordat je kiest.