Payroll vergelijken: 30 payrollbedrijven voor het MKB

Kort antwoord: payroll vergelijken doe je op branche- en cao-kennis, certificering, risico-overname bij ziekte en ontslag, voorwaarden en de grondslag van het tarief, niet alleen op de factor. Wij zetten 30 payrollbedrijven op die punten naast elkaar, zonder betaalde volgorde; 4 van hen publiceren een openbaar tarief, de rest werkt met een offerte.

Payroll uitbesteden: zo werkt het

Bij payroll wordt het payrollbedrijf juridisch werkgever van medewerkers die jij zelf werft en selecteert. Jij houdt de regie op de werkvloer, het payrollbedrijf regelt contracten, verloning en de afgesproken werkgeversrisico's. Hieronder staat wat je overdraagt, wat bij jou blijft en hoe je overstapt. Welke partij daarbij past, zie je in de vergelijking hierboven.

Zo stap je over in vijf stappen

1. Breng je situatie in kaart. Welke medewerkers wil je verlonen via payroll, onder welke cao vallen ze en welke contractvormen heb je nodig? Dat bepaalt welke aanbieders passen.
2. Vergelijk payrollbedrijven. Kijk naar branche- en cao-kennis, certificering, contractvoorwaarden en hoe transparant een partij is over de opbouw van zijn tarief.
3. Vraag drie voorstellen aan. Vraag bij drie passende partijen een voorstel op, met dezelfde uitgangspunten, zodat je ze eerlijk naast elkaar kunt leggen. PersoneelsKompas bespreekt eerst je situatie en contactvoorkeur.
4. Controleer grondslag en dekking. Twee factoren zijn pas vergelijkbaar als ze over dezelfde grondslag rekenen en dezelfde posten dekken. Let op verzuimdekking, leegloop, feestdagen en kosten buiten de factor.
5. Regel de overgang. Heb je al medewerkers in dienst, laat dan vooraf juridisch beoordelen hoe de overstap kan worden ingericht. Een bestaand arbeidscontract gaat niet automatisch over op een payrollbedrijf. Leg vast wie medewerkers informeert, welke nieuwe afspraken nodig zijn en hoe opgebouwde rechten, zoals vakantiedagen, worden behandeld.

In recente voorstellen zagen wij vier verschillende verzuimafspraken en drie manieren om de factor op te bouwen. Hoe je die herkent staat in de kostengids onder wat we in recente voorstellen zien.

Waar let je op in het contract?

Al klant bij een payroller? Bekijk wat je controleert voordat je van payrollbedrijf overstapt. Opzeggen, eindafrekening en de overgang van medewerkers zijn afzonderlijke afspraken.

De belangrijkste punten: over welke grondslag de factor rekent en wat er wel en niet in zit, hoe de verzuimdekking is geregeld en of daar een maximum aan zit, wie leegloop en feestdagen betaalt, welke opzegtermijnen gelden en welke kosten buiten de factor vallen. Payrollmedewerkers hebben minimaal recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechtspositie als werknemers in gelijke of gelijkwaardige functies bij de opdrachtgever. Voor pensioen geldt de wettelijke eis van een adequate pensioenregeling; een goede aanbieder laat zien hoe hij dat toepast.

Kijk ook vooruit: de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) treedt op 1 januari 2027 in werking. Vanaf 1 januari 2028 wordt het toelatingsstelsel gehandhaafd en mogen uitleners, waaronder payrollbedrijven, alleen actief zijn met een officiële toelating. Vraag een aanbieder daarom hoe die zich op de toelating voorbereidt en controleer het openbare register zodra dit beschikbaar is. Meer daarover lees je in de kennisbank: Wtta en payroll.

De prijs is een opslag of omrekenfactor over het loon. Wil je payroll tarieven vergelijken, begin dan bij de opbouw en de grondslag van het tarief. Daarna kun je met de rekentool zelf je payrollfactor berekenen en ontvangen offertes naar dezelfde grondslag omrekenen.

Wanneer past payroll bij je bedrijf?

Payroll past wanneer je het juridisch werkgeverschap en de bijbehorende risico's niet zelf wilt dragen: bij een flexibele schil, wisselende bezetting, seizoenswerk, een eerste medewerker of wanneer je geen eigen salarisadministratie wilt opzetten. Het payrollbedrijf wordt dan formeel werkgever; jij houdt werving, rooster en aansturing.

Payroll past minder goed wanneer je bewust zelf werkgever wilt blijven en alleen hulp bij loonverwerking zoekt. Dan sluit een salarisbureau of software beter aan op je vraag. Of dat goedkoper is, hangt af van de totale kosten en gewenste dekking. Twijfel je nog tussen zelf werkgever blijven en het werkgeverschap overdragen, of tussen een bureau en salarissoftware, lees dan salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden.

Ben je zelf uitzendbureau, detacheerder of intermediair, dan zoek je geen payroll maar een backoffice. Juridisch is dat een ander product: payroll vereist dat je zelf al medewerkers hebt geworven en in dienst wilt geven, terwijl jij mensen werft om ze uit te zenden. Een paar partijen in deze lijst bedienen die markt, en een enkele werkt uitsluitend voor intermediairs. Vergelijk dan op backoffice voor uitzendbureaus, waar per partij staat of zij het werkgeverschap overnemen of dat jij het houdt.

Veelgestelde vragen over payrollbedrijven vergelijken