Jij levert mutaties aan; het bureau verzorgt loonstroken, aangiftes en jaaropgaven. Je blijft juridisch werkgever en betaalt voor verwerking en service.
Jij voert de mutaties in; de software rekent lonen uit, maakt loonstroken en ondersteunt de loonaangifte. Je houdt de meeste regie en doet ook het meeste zelf.
Software past wanneer je de maandelijkse verwerking zelf kunt en wilt doen. Uitbesteden past wanneer je de loonverwerking en controles aan een specialist wilt overlaten. In beide routes blijven contracten, werkgeverslasten en het werkgeversrisico bij jou. Wil je ook het werkgeverschap overdragen, dan is payroll de derde route; hieronder staat wat dat betekent voor de taakverdeling.
Voor de financiële afweging kun je eerst lezen wat salarisadministratie kost. Wil je pakketprijzen voor je eigen team doorrekenen, gebruik dan de salarisadministratie-kostencalculator.
Beide routes hierboven hebben iets gemeen: jij blijft juridisch werkgever. Je medewerkers zijn bij jou in dienst, jij draagt de werkgeversrisico's, en je besteedt hoogstens het rekenwerk uit: brutolonen naar nettolonen, loonstroken en de aangiftes aan de Belastingdienst. Er bestaat een derde route waarin dat anders ligt. Bij payroll neemt een payrollbedrijf het juridische werkgeverschap over: je medewerkers komen formeel daar in dienst, inclusief doorbetaling bij ziekte, het ontslagrisico en de administratieve verplichtingen. Jij bepaalt nog steeds wie er werkt en wat diegene doet, maar het werkgeverschap ligt elders.
Kort samengevat: salarisadministratie is het rekenwerk uitbesteden, payroll is het werkgeverschap zelf uitbesteden. Payroll gaat dus verder en ontzorgt meer, maar kost daardoor ook meer. De prijzen zijn niet rechtstreeks vergelijkbaar: bij salarisadministratie betaal je alleen voor software of verwerking en blijven loon, werkgeverslasten, verzuim en risico voor jouw rekening, terwijl een payrolltarief die posten bundelt in een factor over het loon. Wil je zien welke partijen dat werkgeverschap overnemen, ga dan naar payrollbedrijven vergelijken; hoe zo'n factor is opgebouwd staat bij wat kost payroll?
Let op het woordgebruik: loonadministratie is geen aparte dienst maar een synoniem voor salarisadministratie. Het verschil zit in de regio en het type dienstverlener, niet in het werk.
Vergelijk niet alleen de factuur. Bepaal ook wie de maandelijkse verwerking, controle en continuïteit draagt.
| Onderwerp | Zelf doen met software | Uitbesteden aan een bureau |
|---|---|---|
| Maandelijkse verwerking | Je voert mutaties in en controleert de uitkomst. | Het bureau verwerkt en controleert volgens de afgesproken scope. |
| Kennis van cao en pensioen | Je moet uitzonderingen zelf herkennen en beoordelen. | Je koopt specialistische verwerking in; leg vast welke controle is inbegrepen. |
| Regie | Je houdt directe controle over invoer en timing. | Je draagt de uitvoering over, maar blijft eindverantwoordelijk als werkgever. |
| Continuïteit | Je regelt zelf vervanging bij ziekte of vakantie. | Vervanging kan onderdeel van de dienst zijn; controleer dit in de overeenkomst. |
| Kostenmodel | Pakketprijs plus je eigen tijd en eventuele ondersteuning. | Verwerking en service per loonstrook, medewerker, maand of offerte. |
| Past vaak bij | Een stabiel team en voldoende kennis en tijd in huis. | Weinig interne tijd, complexere mutaties of behoefte aan een vaste specialist. |
Met salarissoftware voer en controleer je de maandelijkse mutaties zelf. Bij een salarisadministratiebureau besteed je die verwerking en afgesproken controles uit. In beide gevallen blijf je zelf juridisch werkgever.
Salarissoftware past vaak bij een stabiel team wanneer je voldoende tijd en loonkennis in huis hebt, mutaties zelf wilt invoeren en directe regie over de verwerking belangrijk vindt. Controleer vooraf of het pakket jouw cao, pensioenregeling en boekhouding ondersteunt.
Uitbesteden past vaak wanneer interne tijd of specialistische kennis ontbreekt, mutaties complexer zijn of je continuïteit en een vaste vraagbaak wilt inkopen. Leg in de overeenkomst vast wie invoert, controleert, corrigeert en vragen beantwoordt.
Bij salarisadministratie blijf je zelf werkgever en regel je alleen de loonverwerking met software of een bureau. Bij payroll gaat ook het juridisch werkgeverschap over naar het payrollbedrijf, inclusief de afgesproken risico's bij ziekte en ontslag. Wil je zien welke partijen dat werkgeverschap overnemen, ga dan naar payrollbedrijven vergelijken.
Salarisadministratie is in de meeste gevallen goedkoper, omdat je alleen voor de verwerking betaalt en de werkgeversrisico's zelf draagt. Payroll kost meer, maar je koopt daarmee zekerheid en ontzorging. De twee prijzen zijn niet rechtstreeks vergelijkbaar: een factuur voor loonverwerking dekt iets anders dan een all-in payrolltarief.
Ja. Beide oplossingen zijn geschikt vanaf een medewerker. Veel aanbieders richten zich juist op het mkb en op werkgevers die hun eerste medewerker aannemen.
Dat hangt af van de route en de omvang van je team. Bij software betaal je een licentie of bedrag per loonstrook en daarnaast je eigen tijd. Bij uitbesteden betaal je ook voor verwerking, controle en service. Met de tool kun je salarisadministratie kosten berekenen voor je eigen team en takenpakket.
