Overstappen van arbodienst: voorwaarden, kosten en lopende dossiers

Een andere arbodienst kiezen begint niet bij het goedkoopste abonnement, maar bij een aansluitende overgang. Je wilt weten wanneer je oude contract eindigt, wie de begeleiding voortzet en wat de nieuwe partij daadwerkelijk accepteert. Zeker bij lopend verzuim kan een lage instapprijs een onvolledig beeld geven.

De korte route: vergelijk eerst je gewenste begeleiding en kosten, laat daarna acceptatie en overdracht bevestigen en zeg pas op als de aansluiting praktisch geregeld is. Onze arbodienstvergelijking geeft mogelijke offerteopties. Een berekend bedrag is geen bevestiging dat bestaande dossiers onder dat pakket vallen.

1. Controleer wat je huidige contract toestaat

Zoek je getekende overeenkomst, de toepasselijke voorwaarden en de laatste tariefwijziging op. Noteer de einddatum, opzegtermijn, vereiste manier van opzeggen en verlenging. Een maandbedrag zegt niets over de looptijd. Ook een pakketnaam als Basis of Compleet zegt niet wanneer je weg kunt.

De openbare voorwaarden van ArboAnders illustreren waarom dat onderscheid telt: de standaard is onbepaalde tijd, tenzij anders afgesproken; bepaalde en onbepaalde tijd kennen verschillende opzegregels. Overdracht kan apart kosten. Dat is een voorbeeld van één aanbieder, geen algemene regel voor de markt. Controleer altijd de versie die bij jouw contract hoort. Bron: ArboAnders, artikelen 4 en 19, gecontroleerd op 7 oktober 2026.

Maak van opzeggen geen gok. Vraag bij twijfel schriftelijk welke datum de aanbieder hanteert. Bewaar de bevestiging bij je nieuwe overeenkomst.

2. Vraag acceptatie van lopende dossiers apart uit

Beschrijf voor een eerste offerte alleen de zakelijke situatie: teamomvang, aanwezigheid van lopende dossiers, gewenste begeleiding en startdatum. Deel geen namen, diagnoses of medische bijlagen met een vergelijkingsplatform.

Laat de nieuwe partij vervolgens bevestigen:

• Of het voorgestelde pakket ook beschikbaar is met jouw bestaande dossiers.
• Of bestaande en nieuwe ziektegevallen onder dezelfde prijsafspraken vallen.
• Wie vanaf de overgangsdatum aanspreekpunt is en afspraken bewaakt.
• Welke dossierinventarisatie of overdracht nodig is, wie die uitvoert en wie betaalt.
• Wat gebeurt als de overdracht langer duurt dan de beoogde startdatum.

Een aanbod voor nieuwe verzuimgevallen is niet automatisch een aanbod voor lopende begeleiding. Daarom houden wij zulke bevestigingen apart van de berekende kosten voor nieuwe dossiers.

3. Houd de re-integratie praktisch op orde

Werkgever en werknemer blijven samen aan de re-integratie werken en leggen afspraken vast in het plan van aanpak. UWV beschrijft welke taken tijdens ziekte nodig zijn en hoe die het re-integratieverslag vormen. Bron: UWV over samenwerken aan re-integratie, gecontroleerd op 7 oktober 2026.

Ons praktische advies is om voor de overgang een overzicht van open acties te laten maken: volgende afspraak, verantwoordelijke, deadline en benodigde documenten. Spreek af wie de continuïteit controleert. Een nieuwe leverancier is geen reden om zelf termijnen opnieuw te laten beginnen of afspraken te laten vervallen.

Meer over taakverdeling lees je in wie doet wat bij langdurig verzuim.

4. Laat medische overdracht door deskundigen regelen

De Autoriteit Persoonsgegevens onderscheidt gegevens waarop wel en geen medisch beroepsgeheim rust. Voor overdracht van medische gegevens gelden bijzondere voorwaarden. De AP noemt noodzakelijkheid voor verzuimbegeleiding bij ziekte tijdens de wissel of terugval binnen vier weken. Ook noemt zij instemming van de OR, vooraf informeren van de werknemer, gelegenheid tot bezwaar en overdracht aan een andere gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Bron: AP over de rol van arbodienst en bedrijfsarts, gecontroleerd op 7 oktober 2026.

Laat de betrokken professionals bepalen welke route voor de dossiers geldt. Medische informatie hoort niet in onze offerteaanvraag. Upload bij offerteadvies alleen commerciële offertes en voorwaarden, zonder werknemersgegevens.

5. Vergelijk het eerste jaar én de jaren daarna

Vraag alle partijen om hetzelfde rekenkader. Anders vergelijk je een goedkope aansluiting met een duurder pakket waarin meer inzet zit.

Een onbekend bedrag is geen nul. Maak daarom twee totalen: het bekende subtotaal en de nog te bevestigen posten. Reken niet met een verzonnen maximumbedrag voor bestaande ziektegevallen. Bekijk de kostenopbouw en gelijke rekenvoorbeelden.

6. Controleer verzekering en wettelijke afspraken

Heb je een verzuimverzekering? Vraag je verzekeringsadviseur welke keuzevrijheid, meldingen en voorwaarden op jouw polis van toepassing zijn. Wij leiden verzekeringsdekking niet af uit een arbopakket.

Een wettelijk basiscontract is iets anders dan de betaalwijze van een pakket. Bij een vangnetregeling regel je ondersteuning via een gecertificeerde arbodienst; bij maatwerk gelden aanvullende organisatorische voorwaarden. Lees het verschil bij Arboportaal. Meer uitleg staat in ons artikel over het basiscontract.

Ontvang passende offertes of laat je voorstellen vergelijken

Weet je nog niet welke partij past? Vul je situatie in bij arbodiensten vergelijken. Je ziet mogelijke aanbieders en indicatieve kosten, met acceptatievoorbehoud waar nodig.

Heb je al twee of drie voorstellen? Laat ze gratis naast elkaar leggen met persoonlijk offerteadvies. We vergelijken kosten, begeleiding en voorwaarden op dezelfde uitgangspunten. Als essentiële gegevens ontbreken, benoemen we eerst wat nog bevestigd moet worden.

Bronnen en afbakening