Payroll kosten 2026: wat betaal je echt?

Het antwoord in het kort

Payroll kost het brutoloon maal een omrekenfactor. Een rekenvoorbeeld, geen marktgemiddelde: een horecamedewerker met een bruto uurloon van 15 euro kost via payroll bij een factor van 1,70 ongeveer 25,50 euro per gewerkt uur all-in. Zelf in dienst nemen kost met de premies voor 2026 ongeveer 21,69 euro aan directe loonkosten per uur, plus administratie, arbo en je eigen tijd. Per maand: een brutoloon van 3.000 euro maal 1,70 is ongeveer 5.100 euro all-in.

Eén gemiddeld payrolltarief bestaat niet: uit onze prijstransparantie-analyse blijkt dat maar 8 van de 27 onderzochte payrollbedrijven een concreet numeriek prijssignaal publiceren. Wat jouw factor wordt, hangt af van branche, cao, pensioen, verzuimafspraken en contractvorm, en vooral van de grondslag waarover hij wordt gerekend.

Rekenvoorbeeld op basis van de landelijke werkgeverspremies voor 2026, zoals doorgerekend in de werkgeverskostencalculator. Prijstransparantie-analyse bijgewerkt op 4 augustus 2026; alle aanbieders zijn op die datum opnieuw gecontroleerd.

Hoe een payrolltarief werkt: de omrekenfactor

Payrollbedrijven rekenen met een omrekenfactor over het brutoloon. Een factor van 1,70 betekent in een rekenvoorbeeld dat je voor elke euro brutoloon ongeveer 1,70 euro betaalt. Het is geen marktgemiddelde: de meeste payrollbedrijven publiceren geen controleerbaar tarief en de grondslag verschilt per offerte.

De factor verschilt per branche, cao, pensioenregeling, contractvorm en gekozen dekking. Belangrijker dan het getal zelf is wat erin zit, want twee factoren zijn pas vergelijkbaar als ze over dezelfde basis rekenen.

Het misverstand: dat zou marge zijn. In werkelijkheid bestaat die factor vrijwel volledig uit kosten die je als eigen werkgever óók draagt: sociale premies, vakantiegeld en vakantiedagen, pensioenafdracht, verzekeringen en de dekking van het ziekterisico. De eigenlijke marge van het payrollbedrijf is maar een klein deel van het geheel.

Let op: niet elke factor is volledig all-in. Vakantiegeld, vakantiedagen, doorbetaalde feestdagen en leegloop zitten er soms in en worden soms apart gefactureerd. Een lage factor die deze posten los doorbelast, is in de praktijk vaak duurder dan een hogere factor waar alles in zit.

Waarom een lagere factor duurder kan zijn

Het venijn zit in de vraag: factor over welk bedrag, en wat zit erin? De ene aanbieder rekent over het brutoloon inclusief vakantiegeld en vakantiedagen, de andere exclusief. Die reservering komt er dan later alsnog bovenop.

Daardoor kan een lager factorgetal onderaan de streep duurder uitvallen dan een hogere all-in factor. Vergelijk dus nooit alleen het getal. Wil je payroll tarieven vergelijken, zet dan altijd de grondslag, inbegrepen posten, uitsluitingen en totaalprijs per gewerkt uur naast elkaar.

De vijf grootste valkuilen bij het vergelijken van payrolltarieven

Vergelijk payrolltarieven nooit op alleen de omrekenfactor. Dat lijkt het makkelijkste getal, maar het verschilt per aanbieder wat erin zit en over welke grondslag wordt gerekend. Let bij elke offerte op deze vijf punten, want hier zitten de verschillen:

• 1. De grondslag: Rekent de aanbieder over het kale brutoloon of over het loon inclusief vakantiegeld en vakantiedagen? Dat scheelt ongeveer 20 procent. Reken beide offertes eerst naar dezelfde grondslag terug.
• 2. Verzuimdekking: Dekt de aanbieder het ziekterisico volledig, of tot een bepaald verzuimpercentage met naheffingen daarboven? Een hogere factor met volledige dekking kan voordeliger zijn dan een lage factor met naheffingen.
• 3. Leegloop en feestdagen: Niet elke factor dekt doorbetaalde feestdagen of uren waarop er even geen werk is. Zit dat er niet in, dan komt het er later los bij.
• 4. Staffels voor jongeren en overwerk: Veel aanbieders hanteren andere tarieven voor medewerkers onder de 21 jaar, voor vast versus flex, voor overwerk en voor toeslagen. Reken met je eigen personeelsbestand, niet met een standaard uurtarief.
• 5. Looptijdkorting en kosten buiten de factor: Een korting bij langere contractduur lijkt voordelig, maar beperkt je flexibiliteit. Arbo, juridisch advies en administratiekosten bij in- en uitdiensttreding zitten niet altijd in de factor. Vraag altijd een volledige kostenopgave.

Waarom payrolltarieven onderling verschillen

Twee payrollbedrijven kunnen voor dezelfde medewerker een ander tarief berekenen zonder dat een van beide automatisch duurder is. Ook als je alles eerlijk gelijktrekt blijven de tarieven verschillen, en dat hoort ook. Er zijn vier oorzaken die het meeste gewicht hebben.

• Contractvorm: Vooral het soort arbeidscontract bepaalt of de lage of de hoge AWf-premie geldt: een schriftelijk contract voor onbepaalde tijd met vaste uren valt onder de lage premie, flexcontracten onder de hoge. Voor werknemers jonger dan 21 jaar geldt de lage AWf-premie bij maximaal 48 verloonde uren per vier weken of 52 uur per maand, ook bij een flexibel contract. Contractduur en uren werken daarnaast door in premies en reserveringen.
• Cao en pensioenfonds: Bij payroll zijn de arbeidsvoorwaarden van de inlener leidend. De pensioenpremie zit in de factor, dus een zwaar pensioenfonds drukt de factor omhoog terwijl het serviceniveau gelijk blijft.
• Dekking: Verzuim, leegloop en feestdagen erin of eruit scheelt direct in het getal. Ook afspraken over loondoorbetaling en beeindiging verschillen per voorstel.
• Aanvullende diensten: Arbodienstverlening, contractbeheer en juridische ondersteuning zitten bij de ene aanbieder in het tarief en worden bij de andere apart gefactureerd.

Een factor is dus alleen te beoordelen tegen jouw cao, contractvorm en gewenste dekking. Wil je weten uit welke lagen zo'n factor bestaat, dan staat die generieke uitleg in het kennisbankartikel over de opbouw van de payrollfactor.

Payrolltarieven vergelijken op dezelfde grondslag

Gebruik voor iedere aanbieder een identiek rekenscenario en laat ze allemaal met exact dezelfde medewerker- en contractgegevens rekenen. Leg ten minste deze zeven gegevens vast voordat je offertes opvraagt:

1. het bruto-uurloon of bruto maandloon;
2. het aantal betaalde en gewerkte uren;
3. de contractvorm en contractduur;
4. de toepasselijke cao en pensioenregeling;
5. de afspraken over vakantiegeld, verlof en feestdagen;
6. de dekking bij ziekte en leegloop;
7. de eenmalige, vaste en variabele kosten buiten het basistarief.

Vergelijk vervolgens de totale factuurkosten per gewerkt uur, niet het factorgetal. Noteer daarnaast welke risico's de aanbieder overneemt en welke diensten zijn inbegrepen. Zo voorkom je dat een ogenschijnlijk laag tarief wint doordat een belangrijke kostenpost buiten beeld blijft.

Welke kosten kunnen buiten het basistarief vallen?

Vraag per voorstel expliciet naar deze posten. Niet iedere aanbieder verwerkt ze op dezelfde manier, en juist hier ontstaat het verschil tussen het genoemde tarief en de uiteindelijke factuur:

• →opstart- en implementatiekosten;
• →contractwijzigingen, extra mutaties en loonbeslagen;
• →verzuimbegeleiding en arbodienstverlening;
• →juridische ondersteuning en contractbeheer;
• →doorbetaalde feestdagen en leegloop;
• →kosten bij in- en uitdiensttreding en bij beeindiging.

Controleer ook wat er gebeurt wanneer een medewerker ziek is of wel is ingeroosterd maar niet werkt. Een laag basistarief kan minder gunstig uitpakken zodra deze posten later apart worden gefactureerd.

Upload straks je payrollvoorstel of offerte en zie direct welke kosten, marges en risico's ontbreken.

Payroll vergeleken met zelf in dienst nemen

Bij zelf in dienst nemen betaal je het brutoloon plus werkgeverslasten, en draag je zelf het risico bij ziekte en ontslag, plus de uren voor administratie en verzuimbegeleiding.

Payroll bundelt dat in één tarief en neemt het werkgeversrisico over vanaf de eerste dag. Voor een stabiel team met weinig verzuim is zelf doen vaak voordeliger; bij flexibele bezetting, hoog verzuim of weinig HR-kennis wint payroll het vaak op het totaalplaatje, niet op de kale factuur.

Een rekenvoorbeeld

Een medewerker met een brutoloon van 3.000 euro per maand kost bij een factor van 1,70 ongeveer 5.100 euro all-in per maand. Wil je dit voor je eigen uurloon en factor uitrekenen, gebruik dan de tool payrollfactor berekenen.

Dit is een indicatie. De werkelijke kosten hangen af van branche, cao en contractvorm.

Openbare prijssignalen: wat publiceren payrollbedrijven zelf?

Wie payrolltarieven wil vergelijken, loopt tegen een muur: de meeste aanbieders publiceren hun prijs niet. Wij controleerden op 4 augustus 2026 de openbare websites van alle 27 payrollbedrijven uit onze vergelijking. De uitkomst: 8 van de 27 publiceren een concreet numeriek prijssignaal. 19 publiceren geen concreet, aanbieder-specifiek numeriek prijssignaal; 0 bron was tijdens de controle niet bereikbaar.

Belangrijk: die 8 signalen zijn onderling ongelijksoortig: vanaf-factoren, een all-in factor, marge- en maximum-opslagen en indicatieve factor-banden. Ze zijn dus níet in één tariefranglijst te zetten, en wij doen dat bewust ook niet. Hieronder staan ze alfabetisch, met per aanbieder wat het signaal wel en niet zegt.

En de andere 19 payrollbedrijven?

• 6×Prijs op aanvraag, soms achter een whitepaper- of contactdrempel
• 5×Online rekentool die geen uitkomst op de pagina zelf toont (uitkomst via mail of opvolging)
• 7×Niet-numerieke prijsclaim, zoals “scherpste tarieven” of een laagsteprijsgarantie zonder cijfer
• 1×Geen prijsuiting aangetroffen op de gecontroleerde pagina's
• 0×Bron op de controledatum niet bereikbaar (site offline)

Methodiek, beperkingen en correcties

Per aanbieder is de meest prijs-relevante openbare pagina gecontroleerd (de prijzen- of tarievenpagina waar die bestaat, anders de homepage) en is geclassificeerd op wat er letterlijk en actueel staat. Beperkingen: rekentools zijn niet ingevuld of verzonden, dus of een calculator uiteindelijk een uitkomst op de pagina toont is alleen vastgesteld waar de paginatekst dat ondubbelzinnig zegt; de controle is een momentopname zonder uitvoering van scripts; en een openbaar signaal bewijst nog niet welke prijs en voorwaarden in een concrete offerte gelden. De niet bereikbare bron telt niet mee als signaal en is niet als "geen signaal" geclassificeerd.

Staat er iets niet (meer) juist in dit overzicht? Genoemde aanbieders en lezers kunnen correcties met bron doorgeven via onze contactpagina; wij herstellen aantoonbare fouten en vermelden de nieuwe controledatum.

Eerlijk vergelijken zonder openbare tarieven? Zet offertes om naar dezelfde grondslag met de tool payrollfactor berekenen en laat een ontvangen voorstel gratis toetsen via de offertecheck.

Wanneer gebruik je welke pagina of tool?

• →Deze kostengids: als je wilt begrijpen hoe een payrolltarief is opgebouwd, wat erin en eruit zit en hoe je offertes op dezelfde grondslag legt.
• →De payrollrekentool: als je een eigen bedrag wilt: je uurloon maal een factor, laag voor laag opgebouwd, of twee tot vier ontvangen offertes op dezelfde grondslag.
• →De offertecheck: als je al een voorstel hebt ontvangen en wilt weten welke posten erin zitten en welke vragen nog openstaan.
• →De aanbiedersvergelijking: als je wilt zien welke payrollbedrijven er zijn, op welke branche en cao zij zich richten en wie een tarief publiceert.

Wil je een eigen payrollindicatie berekenen? Gebruik de payrollcalculator voor je uurloon, branche en factoropbouw. De werkgeverskostencalculator is alleen bedoeld voor de kosten wanneer je zelf werkgever blijft. En wil je zien welke partijen er zijn en wie een tarief publiceert, ga dan naar payroll vergelijken.

Veelgestelde vragen

Payroll vergelijken met zelf regelen?

Payrollkosten zeggen pas echt iets als je ze vergelijkt met loonadministratie of zelf werkgeverschap. Wie in welke route juridisch werkgever blijft en wie welke taak doet, staat op de routerpagina.

• Staatscourant 2025, 42324: premiepercentages werknemersverzekeringen 2026 (WW, AOF, ZVW, Ufo)
• Ondernemersplein: regels voor payrolling
• Ondernemersplein: stappenplan tijdelijk personeel inhuren
• Belastingdienst: premiedifferentiatie WW, lage en hoge WW-premie

De prijssignalen hierboven dragen elk hun eigen bron-URL en controledatum. De overige uitleg is samengesteld op basis van publieke bronnen zoals de Belastingdienst, UWV en Rijksoverheid (stand 2026). Genoemde percentages en voorbeelden zijn indicatief en geen tarief of marktgemiddelde. Premies en regels kunnen wijzigen. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend; raadpleeg bij twijfel een specialist.