Payroll kosten 2026: wat betaal je echt?

Het antwoord in het kort

Payroll kost het brutoloon maal een omrekenfactor. Een rekenvoorbeeld, geen marktgemiddelde: een horecamedewerker met een bruto uurloon van 15 euro kost via payroll bij een factor van 1,70 ongeveer 25,50 euro per gewerkt uur all-in. Zelf in dienst nemen kost met de premies voor 2026 ongeveer 21,69 euro aan directe loonkosten per uur, plus administratie, arbo en je eigen tijd. Per maand: een brutoloon van 3.000 euro maal 1,70 is ongeveer 5.100 euro all-in.

Eén gemiddeld payrolltarief bestaat niet: uit onze prijstransparantie-analyse blijkt dat maar 6 van de 28 onderzochte payrollbedrijven een concreet numeriek prijssignaal publiceren. Wat jouw factor wordt, hangt af van branche, cao, pensioen, verzuimafspraken en contractvorm, en vooral van de grondslag waarover hij wordt gerekend.

Rekenvoorbeeld op basis van de landelijke werkgeverspremies voor 2026, zoals doorgerekend in de werkgeverskostencalculator. Prijstransparantie-analyse bijgewerkt op 22 juli 2026; controles per aanbieder uitgevoerd van 14 tot en met 22 juli 2026.

Hoe een payrolltarief werkt: de omrekenfactor

Payrollbedrijven rekenen met een omrekenfactor over het brutoloon. Een factor van 1,70 betekent in een rekenvoorbeeld dat je voor elke euro brutoloon ongeveer 1,70 euro betaalt. Het is geen marktgemiddelde: de meeste payrollbedrijven publiceren geen controleerbaar tarief en de grondslag verschilt per offerte.

De factor verschilt per branche, cao, pensioenregeling, contractvorm en gekozen dekking. Belangrijker dan het getal zelf is wat erin zit, want twee factoren zijn pas vergelijkbaar als ze over dezelfde basis rekenen.

Het misverstand: dat zou marge zijn. In werkelijkheid bestaat die factor vrijwel volledig uit kosten die je als eigen werkgever óók draagt: sociale premies, vakantiegeld en vakantiedagen, pensioenafdracht, verzekeringen en de dekking van het ziekterisico. De eigenlijke marge van het payrollbedrijf is maar een klein deel van het geheel.

Let op: niet elke factor is volledig all-in. Vakantiegeld, vakantiedagen, doorbetaalde feestdagen en leegloop zitten er soms in en worden soms apart gefactureerd. Een lage factor die deze posten los doorbelast, is in de praktijk vaak duurder dan een hogere factor waar alles in zit.

Waarom een lagere factor duurder kan zijn

Het venijn zit in de vraag: factor over welk bedrag, en wat zit erin? De ene aanbieder rekent over het brutoloon inclusief vakantiegeld en vakantiedagen, de andere exclusief. Die reservering komt er dan later alsnog bovenop.

Daardoor kan een lager factorgetal onderaan de streep duurder uitvallen dan een hogere all-in factor. Vergelijk dus nooit alleen het getal. Wil je payroll tarieven vergelijken, zet dan altijd de grondslag, inbegrepen posten, uitsluitingen en totaalprijs per gewerkt uur naast elkaar.

De verborgen kosten waar ondernemers op stuiten

Let bij elke offerte op deze punten, want hier zitten de verschillen:

• Verzuimdekking: Dekt de aanbieder het ziekterisico volledig, of tot een bepaald verzuimpercentage met naheffingen daarboven?
• Staffels: Aparte tarieven voor medewerkers onder de 21, voor vast versus flex, voor overwerk en toeslagen.
• Looptijd en opzegtermijn: Van maandelijks opzegbaar tot contracten van een of drie jaar.
• Eenmalige of administratieve kosten: Bij start of einde van een contract.

Upload straks je payrollvoorstel of offerte en zie direct welke kosten, marges en risico's ontbreken.

Payroll vergeleken met zelf in dienst nemen

Bij zelf in dienst nemen betaal je het brutoloon plus werkgeverslasten, en draag je zelf het risico bij ziekte en ontslag, plus de uren voor administratie en verzuimbegeleiding.

Payroll bundelt dat in één tarief en neemt het werkgeversrisico over vanaf de eerste dag. Voor een stabiel team met weinig verzuim is zelf doen vaak voordeliger; bij flexibele bezetting, hoog verzuim of weinig HR-kennis wint payroll het vaak op het totaalplaatje, niet op de kale factuur.

Een rekenvoorbeeld

Een medewerker met een brutoloon van 3.000 euro per maand kost bij een factor van 1,70 ongeveer 5.100 euro all-in per maand. Wil je dit voor je eigen uurloon en factor uitrekenen, gebruik dan de tool payrollfactor berekenen.

Dit is een indicatie. De werkelijke kosten hangen af van branche, cao en contractvorm.

Payroll tarieven vergelijken: zo doe je dat eerlijk

Wie payrolltarieven wil vergelijken, loopt tegen een muur: vrijwel niemand publiceert zijn prijs. Wij controleerden in de periode 14 tot en met 22 juli 2026 de openbare websites van alle 28 payrollbedrijven uit onze vergelijking. De uitkomst: 6 van de 28 publiceren een concreet numeriek prijssignaal. 21 publiceren geen concreet, aanbieder-specifiek numeriek prijssignaal; 1 bron was tijdens de controle niet bereikbaar.

Belangrijk: die vier signalen zijn onderling ongelijksoortig, namelijk één all-in factor, twee vanaf-factoren en één marge-staffel. Ze zijn dus níet in één tariefranglijst te zetten, en wij doen dat bewust ook niet. Hieronder staan ze alfabetisch, met per aanbieder wat het signaal wel en niet zegt.

En de andere 22 payrollbedrijven?

• 12×Prijs op aanvraag, soms achter een whitepaper- of contactdrempel
• 5×Online rekentool die geen uitkomst op de pagina zelf toont (uitkomst via mail of opvolging)
• 4×Niet-numerieke prijsclaim, zoals “scherpste tarieven” of een laagsteprijsgarantie zonder cijfer
• 1×Bron op de controledatum niet bereikbaar (ongeldige TLS-verbinding)

Methodiek, beperkingen en correcties

Per aanbieder is de meest prijs-relevante openbare pagina gecontroleerd (de prijzen- of tarievenpagina waar die bestaat, anders de homepage) en is geclassificeerd op wat er letterlijk en actueel staat. Beperkingen: rekentools zijn niet ingevuld of verzonden, dus of een calculator uiteindelijk een uitkomst op de pagina toont is alleen vastgesteld waar de paginatekst dat ondubbelzinnig zegt; de controle is een momentopname zonder uitvoering van scripts; en een openbaar signaal bewijst nog niet welke prijs en voorwaarden in een concrete offerte gelden. De niet bereikbare bron telt niet mee als signaal en is niet als "geen signaal" geclassificeerd.

Staat er iets niet (meer) juist in dit overzicht? Genoemde aanbieders en lezers kunnen correcties met bron doorgeven via onze contactpagina; wij herstellen aantoonbare fouten en vermelden de nieuwe controledatum.

Eerlijk vergelijken zonder openbare tarieven? Zet offertes om naar dezelfde grondslag met de tool payrollfactor berekenen en laat een ontvangen voorstel gratis toetsen via de offertecheck.

Zelf je kosten berekenen of laten vergelijken

Wil je een eigen payrollindicatie berekenen? Gebruik de payrollcalculator voor je uurloon, branche en factoropbouw. De werkgeverskostencalculator is alleen bedoeld voor de kosten wanneer je zelf werkgever blijft.

Veelgestelde vragen

Payroll vergelijken met zelf regelen?

Payrollkosten zeggen pas echt iets als je ze vergelijkt met loonadministratie, zelf werkgeverschap, uitzenden of zzp.