Overstappen van payrollbedrijf: wat controleer je voordat je opzegt?
Een hoger tarief, fouten op de factuur of een contactpersoon die moeilijk bereikbaar is: er kunnen goede redenen zijn om een andere payroller te zoeken. Toch is een lagere factor alleen niet genoeg om over te stappen. Je wilt weten wat de nieuwe partij overneemt, welke kosten bij de oude partij achterblijven en hoe de overgang voor je medewerkers wordt geregeld.
Begin met vergelijken, niet met opzeggen. Laat eerst je huidige afspraken en het nieuwe voorstel naast elkaar leggen. Dit artikel gaat over wisselen van juridisch werkgever via payroll, niet alleen over overstappen naar andere salarissoftware.
1. Maak duidelijk wat je wilt verbeteren
Schrijf de aanleiding in een paar regels op. Wil je minder betalen, sneller antwoord op personeelsvragen, minder correcties of duidelijkere afspraken bij ziekte? Dat bepaalt welke informatie je bij andere partijen moet opvragen.
Een bruikbare vergelijking begint met:
- dezelfde medewerkers, contracturen en loonafspraken;
- dezelfde cao-uitgangspunten, toeslagen en pensioenafspraken;
- dezelfde gewenste dekking en dienstverlening;
- een normale periode en, als dat relevant is, een periode met piekuren.
Zo vergelijk je niet het complete pakket dat je nu hebt met een aantrekkelijk instaptarief waarin onderdelen ontbreken. De belangrijkste kostenposten staan uitgelegd in Wat kost payroll?.
2. Controleer eerst je huidige overeenkomst
Pak de getekende overeenkomst, algemene voorwaarden, recente facturen en aanvullende afspraken erbij. Vraag je huidige aanbieder schriftelijk welke afspraken gelden bij een vertrek.
Controleer in ieder geval:
- de looptijd, verlenging en opzegtermijn;
- of afspraken gelden per medewerker, plaatsing of voor de hele samenwerking;
- mogelijke kosten bij beëindiging of overdracht;
- de verwerking van nog openstaande uren, toeslagen en correcties;
- wat gebeurt met opgebouwde reserveringen en wanneer je de eindafrekening ontvangt.
Gebruik geen standaardopzegtermijn uit een blog als uitgangspunt. Wat in jouw situatie geldt, moet blijken uit de toepasselijke overeenkomst en regels.
3. Behandel de overgang van medewerkers als een apart onderwerp
Een nieuwe leverancier kiezen is niet hetzelfde als bestaande arbeidscontracten overzetten. Laat de betrokken partijen uitleggen welke juridische route zij voorstellen en wat daarvoor nodig is. Laat dit bij twijfel arbeidsrechtelijk beoordelen voordat je toezeggingen doet of opzegt.
Bespreek contracthistorie, arbeidsvoorwaarden, verlofsaldi, pensioen en de communicatie naar medewerkers. Volgens de Rijksoverheid hebben payrollkrachten minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechtspositie als vergelijkbare werknemers bij de inlener. Dat uitgangspunt verdwijnt niet doordat je een andere aanbieder wilt. Bron: Rijksoverheid.
Gaat het om bestaande ziektegevallen of een lopend re-integratietraject? Laat vooraf beoordelen wie welke verplichtingen houdt en welke afspraken mogelijk zijn. Ga er niet vanuit dat een nieuwe partij die automatisch overneemt. Deel bij een eerste offerteaanvraag geen medische informatie, BSN’s of complete personeelsdossiers.
4. Vergelijk de oude en nieuwe factuur op dezelfde basis
Vraag de nieuwe partijen om een berekening voor dezelfde personeelsinzet. Zet niet alleen de factoren naast elkaar, maar ook het verwachte factuurbedrag en de voorwaarden daarachter.
| Onderdeel | Wat wil je zwart op wit hebben? |
|---|---|
| Grondslag | Over welk loon en welke toeslagen wordt de factor of opslag berekend? |
| Reserveringen | Hoe worden vakantiegeld, vakantiedagen en andere reserveringen verwerkt? |
| Ziekte | Welke kosten zijn inbegrepen en welke kunnen alsnog worden doorberekend? |
| Einde van een inzet | Welke afspraken gelden voor niet-gewerkte uren en de afrekening? |
| Service | Wie beantwoordt vragen en wat kost extra werk of een correctie? |
| Overgang | Welke eenmalige kosten en voorwaarden horen bij het overstappen? |
Een voorstel kan structureel aantrekkelijker zijn en toch een minder gunstige overstap opleveren door eenmalige kosten of beperktere dekking. Laat beide apart zien. In de offertechecklist staan de vragen die je daarbij aan aanbieders kunt stellen.
Heb je al een nieuw voorstel? Met de gratis payrolloffertecheck kun je de grondslag, extra kosten en voorwaarden laten nalopen.
5. Spreek af wie wat doet bij de overgang
Leg vast wie de medewerkers informeert, welke documenten nog nodig zijn, wie de laatste loonrun verzorgt en wanneer de nieuwe partij begint. Vraag ook wie bereikbaar is als in de eerste periode een loonstrook of factuur niet klopt.
Maak de eerste controle concreet: vergelijk de afgesproken lonen en uren met de eerste loonstroken, factuur en geregistreerde saldi. Een geslaagde overstap betekent niet alleen een getekend contract, maar ook een correcte eerste verwerking.
Tentoo beschrijft eveneens dat bij medewerkers die van een ander payrollbureau komen eerst de lopende contracten correct moeten worden omgezet. De precieze inrichting blijft afhankelijk van de situatie en de betrokken partijen. Bron: Tentoo.
Vergelijken voordat je beslist
Je hoeft nog niet op te zeggen om andere mogelijkheden te onderzoeken. Vergelijk eerst payrollbedrijven voor jouw branche en laat passende partijen met dezelfde uitgangspunten rekenen.
Vraag drie payrolloffertes aan. Gratis en vrijblijvend. PersoneelsKompas neemt eerst contact met je op om je situatie en wensen te bespreken. Samen spreken we af of de gekozen aanbieders je bellen of een voorstel mailen. Jij beslist daarna of overstappen daadwerkelijk past.
Deze checklist geeft algemene aandachtspunten. Het is geen juridisch oordeel over het beëindigen of overdragen van jouw bestaande overeenkomsten. Laat die afspraken zo nodig afzonderlijk beoordelen.
Eerst weten of overstappen iets oplevert?
Onze top 3 voor jouw branche, op basis van offertedata, voorwaarden en dienstverlening.
Vraag 3 payrolloffertes aan →Laat de grondslag, extra kosten en voorwaarden van je voorstel controleren. Gratis en vrijblijvend.
Laat je payrollofferte checken →Veelgestelde vragen
Kan ik zomaar overstappen naar een ander payrollbedrijf?
Controleer eerst je huidige overeenkomst en laat de overgang van medewerkers afzonderlijk beoordelen. De opzegtermijn, afrekening, contracthistorie en nieuwe voorwaarden bepalen wat mogelijk is. Een ander payrollbedrijf kiezen zet bestaande arbeidscontracten niet vanzelf over.
Wat vergelijk ik behalve de payrollfactor?
Laat dezelfde personeelsinzet doorrekenen en vergelijk het factuurbedrag, inbegrepen kosten, ziekteafspraken, service en eventuele overgangskosten. Een lagere factor is zonder gelijke grondslag en dekking geen bewijs van een voordeligere overstap.
Moet ik al opzeggen voordat ik voorstellen aanvraag?
Nee. Je kunt eerst andere mogelijkheden onderzoeken. Zeg pas op als duidelijk is hoe je huidige afspraken eindigen, welke kosten daarbij horen en hoe de nieuwe dienstverlening en de overgang van medewerkers worden geregeld.
Bron en controle. Samengesteld door de redactie van PersoneelsKompas op basis van openbare bronnen. Geen aanbieder heeft invloed op deze uitleg. Laatst gecontroleerd op .