Backoffice uitbesteden voor uitzendbureaus

Eerst dit: blijf je zelf werkgever?

Dit is de vraag die je vóór elke offerte beantwoordt, want achter het woord backoffice gaan twee verschillende dingen schuil.

De partij wordt werkgever. Je flexkrachten sluiten hun arbeidsovereenkomst met de backofficepartij. Jij werft en onderhoudt de klantrelatie. Controleer afzonderlijk wie ziekte, ontslag, voorfinanciering en onbetaalde facturen draagt. De juridische contractvorm volgt uit de feitelijke afspraken, niet alleen uit wie werft. Ook jouw bureau kan als doorlener toelatingsplichtig zijn.

Jij blijft werkgever. Je houdt je eigen loonheffingsnummer en je flexkrachten blijven bij jou in dienst. De partij verzorgt verloning, facturatie en cao-toepassing. Gevolg: jij blijft de uitlener en moet zelf toegelaten worden.

Ons overzicht bevat 22 aanbiedersprofielen en merken. In de vastgelegde proposities bieden 10 beide vormen, nemen 7 het werkgeverschap over en bieden 1 administratieve ondersteuning waarbij jij werkgever blijft. Bij 3 hebben we dit nog niet kunnen vaststellen. Dit zijn pakketclassificaties, geen garantie dat een partij nooit een andere variant aanbiedt. Vraag wie contracteert en wie in de hele keten uitlener of doorlener is.

Let ook op wat er níet mee wordt bedoeld. Meerdere partijen adverteren met behoud van je eigen merk, je eigen bv, white label of zelf factureren. Dat gaat over hoe je onderneming naar buiten treedt, niet over wie de werkgever is, en die twee worden makkelijk door elkaar gehaald. Je kunt heel goed onder je eigen naam blijven factureren terwijl je flexkrachten formeel bij een ander in dienst zijn.

Nog iets om op te letten bij partijen die beide vormen aanbieden: de variant waarin jij werkgever blijft, is meestal de zwaardere. Sommige rekenen eenmalige opstartkosten, een enkele stelt een minimum aan het aantal verloonde uren, en verzuimbegeleiding, debiteurenbeheer en je eigen certificering blijven dan bij jou liggen. Goedkoper op papier is dus niet altijd goedkoper.

Bij elke partij hieronder staat welke vorm het is, met het citaat van hun eigen site waarop dat berust.

Wat een backoffice precies van je overneemt

Backoffice is een verzamelnaam, en dat maakt offertes lastig vergelijkbaar. In de praktijk gaat het om vijf onderdelen die je los of samen kunt uitbesteden. Bepaal eerst welke je echt wilt overdragen, want daar zit het verschil in prijs en in risico.

• Verloning van je flexkrachten. Loonberekening, loonstroken, loonaangifte, pensioenafdracht en jaaropgaven. Dit is de kern die vrijwel elke partij aanbiedt.
• Facturatie en debiteurenbeheer. Factureren aan je opdrachtgevers, bewaken van betalingen en soms het overnemen van het debiteurenrisico. Controleer of dat risico echt overgaat of dat het bij jou blijft liggen.
• Juridisch werkgeverschap. De partij kan formeel werkgever worden. Controleer de contractuele risicoverdeling. Werkgeverschap uitbesteden neemt een eventuele eigen toelatingsplicht als doorlener niet automatisch weg.
• Cao-naleving per opdrachtgever. Elke inlener kan een eigen cao hebben, met eigen loonschalen, toeslagen en de inlenersbeloning. Een backoffice die dit goed doet, voorkomt naheffingen en claims.
• Software en portaal. Urenregistratie, contracten en dossiers, vaak white label onder jouw naam. Vraag of het portaal koppelt met je bestaande planning of urensysteem.

Wat kost een backoffice uitbesteden?

Er bestaat geen marktprijs die je kunt opzoeken, en wij publiceren er geen. Wat er wel is, zijn drie prijsmodellen die je in offertes tegenkomt. Ze zijn onderling niet vergelijkbaar zolang je de grondslag niet kent.

• Omrekenfactor over het brutoloon. Je betaalt het brutoloon maal een factor. Vergelijkbaar met payroll, en net als daar bepaalt de grondslag alles: rekent de partij over het kale brutoloon of inclusief vakantiegeld, reserveringen en toeslagen?
• Opslag als percentage. Een percentage over de omzet of over de loonsom. Klinkt eenvoudig, maar een laag percentage over een brede grondslag kan duurder uitpakken dan een hoger percentage over een smalle.
• Vast bedrag per verloning. Een tarief per verwerkte loonstrook of per flexkracht per periode. Voorspelbaar bij een stabiel bestand, ongunstig bij veel korte plaatsingen met weinig uren.

Vraag bij elke offerte door op vier punten: over welk bedrag wordt gerekend, of voorfinanciering van het loon is inbegrepen, wie het debiteurenrisico draagt, en welke kosten apart worden gefactureerd zoals implementatie, software, correcties of het beëindigen van het contract. Pas als die vier gelijk staan, vergelijk je appels met appels.

Wat de Wtta vanaf 2027 betekent voor je keuze

De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten voert een toelatingsstelsel in voor ondernemingen die personeel uitlenen, waaronder uitzendbureaus, detacheerders en payrollbedrijven. Vanaf 2028 controleer je of uitlenen is toegestaan met een toelating, ontheffing, geldige overgangsstatus of toepasselijke wettelijke uitzondering. Dit raakt je backofficekeuze direct, want het hangt van de constructie af wie de uitlener is.

De data volgens de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt: van 1 november tot en met 31 december 2026 kunnen uitleners zich aanmelden voor de overgangsregeling. Op 1 januari 2027 treedt de wet in werking en begint het overgangsjaar. Van 1 mei tot en met 30 juni 2027 vraag je de verplichte toelating aan, waarna de NAU vanaf 1 juli 2027 begint met beoordelen. Vanaf diezelfde datum kunnen inleners in het openbare register controleren of een uitlener is toegelaten. Vanaf 1 januari 2028 handhaaft de Nederlandse Arbeidsinspectie, met boetes voor uitleners zonder toelating en voor inleners die met hen samenwerken.

Let op één veelgemaakte fout: op meerdere aanbiederssites staat dat je vanaf 1 januari 2027 niet meer mag uitlenen zonder toelating. Dat klopt niet. Op die datum treedt de wet in werking, maar de toelatingsplicht en de handhaving beginnen pas op 1 januari 2028. Wat wél dit jaar speelt, is de aanmelding voor de overgangsregeling in november en december 2026.

Vraag schriftelijk welke entiteiten in jouw keten uitlener of doorlener zijn en hoe elk zich op toelating voorbereidt. De formele werkgever is niet noodzakelijk de enige toelatingsplichtige. Controleer ook of een ontheffing of overgangsregeling van toepassing is en welke gegevens de backoffice daarvoor levert.

Toelatingsdata en doorlenen gecontroleerd bij de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt; toelatingsgronden aangevuld op 17 september 2026. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.

Wat moet je zelf blijven regelen? Lees het interview met arbeidsrechtadvocaat Daniël Maats over de Wtta en je inhuurketen, of bekijk het volledige Wtta-dossier.

Met wie contracteer je eigenlijk?

Nog een verschil dat je in de proposities niet ziet. De handelsnaam waarmee je praat is in deze markt bijna nooit de rechtspersoon waarmee je tekent. Bij vrijwel elke partij hieronder wijkt de statutaire naam af van het merk, en soms zit het keurmerk waarmee wordt geadverteerd op een heel andere vennootschap.

We hebben daarom voor alle 22 partijen de openbare registers geraadpleegd: het SNA-register, de ledenregisters van de ABU en de NBBU, het SNF-register en het certificatenregister voor VCU. Daaruit blijkt dat 3 partijen keurmerken voeren die niet op hun eigen entiteit staan maar op een zuster- of groepsvennootschap. Dat is niet per se verkeerd, maar het betekent wel dat het keurmerk jouw contract niet automatisch dekt. Vraag dan met welke bv je contracteert en of die bv zelf gecertificeerd is.

Onze regel is dezelfde als bij de payrollbedrijven: een keurmerk telt pas als het openbare register het draagt. Staat het alleen op de eigen website, dan noemen we dat zo. Bij elke partij hieronder staat de juridische naam, het KvK-nummer en wat de registers zeggen, met de datum waarop we hebben gekeken.