Payrollfactor: opbouw, omrekenfactor, grondslag en wat normaal is (2026)
De payrollfactor, ook wel omrekenfactor payroll genoemd, vermenigvuldig je met de afgesproken loongrondslag om het payrolltarief te berekenen. Dat kan het kale uurloon zijn, maar ook loon inclusief reserveringen. Een lager getal betekent daarom niet vanzelf een lagere rekening.
In de opbouw zitten reserveringen, sociale premies, pensioen, eventuele risico-overname en dienstverlening. Hieronder leggen we deze onderdelen uit met de relevante 2026-premies en een controleerbaar rekenscenario. De voorbeeldbedragen zijn geen markttarieven en geen offerte. Kijk bij een echte vergelijking ook naar kosten die buiten de factor vallen.
Laag 1: de reserveringen
Bovenop het kale bruto uurloon komen eerst de reserveringen die een werknemer wettelijk en via de cao opbouwt.
Vakantiegeld: in beginsel minimaal 8 procent van het daarvoor meetellende loon. De Rijksoverheid beschrijft ook de wettelijke uitzonderingen. Controleer de cao en de loonbestanddelen die meetellen.
Vakantiedagen: het wettelijke minimum in uren is viermaal de wekelijkse arbeidsduur. Bij vijf gelijke werkdagen per week komt dat neer op twintig dagen per jaar. Een cao kan meer verlof geven. Een percentage over gewerkte uren is niet hetzelfde als een percentage over alle betaalde uren; vraag welke urenbasis de aanbieder gebruikt.
ADV en extra verlof kunnen daarnaast meetellen. Ook daarbij volgen hoeveelheid en verwerking uit de toepasselijke afspraken.
Vraag de reserveringsopbouw in euro’s en percentages uit. Tel niet zonder meer twee percentages op: ze kunnen verschillende grondslagen hebben. In het rekenvoorbeeld gebruiken we een uitdrukkelijk aangenomen reserveringsfactor van 1,19, niet een vastgesteld cao-percentage.
Laag 2: de sociale premies
Over het loon draagt de werkgever sociale premies af. Dit zijn publieke, landelijk vastgestelde percentages. Voor 2026:
Awf (WW-premie): 2,74 procent laag of 7,74 procent hoog. De lage premie geldt onder voorwaarden voor een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die geen oproepovereenkomst is. Er zijn uitzonderingen, onder meer voor BBL en werknemers jonger dan 21 met maximaal 52 verloonde uren per maand of 48 per vier weken. Ook herzieningsregels kunnen gelden. Controleer de voorwaarden bij de Belastingdienst.
Aof (arbeidsongeschiktheid): 6,27 procent voor kleine werkgevers en 7,63 procent voor overige werkgevers. De grootte van de juridische werkgever is relevant, niet alleen het aantal mensen dat jij via de payroller inzet.
Whk (Werkhervattingskas): UWV noemt voor 2026 gemiddelde percentages van 0,96 procent WGA en 0,56 procent Ziektewet. De werkelijke beschikking kan afwijken; voor eigenrisicodragers zijn de betreffende publieke premies nihil, maar daarmee verdwijnen hun kosten en risico’s niet.
Zvw (werkgeversheffing zorgverzekeringswet): 6,10 procent, tot een maximum premie-inkomen van 79.409 euro.
Opslag kinderopvang: 0,50 procent bovenop de Aof.
Gebruik voor een echte berekening de premielonen en maxima per regeling. Werknemersverzekeringen kennen in 2026 een maximumpremieloon van 79.409 euro. De genoemde percentages zijn dus niet onbeperkt over iedere euro loon verschuldigd. Een optelsom van gemiddelden is geen persoonlijke premiebeschikking.
Laag 3: de werkgeverspremie pensioen
De pensioenregeling bepaalt het pensioengevend loon, een eventuele franchise, het maximum en de verdeling tussen werkgever en werknemer. Niet ieder fonds gebruikt dezelfde franchise of grondslag. Een hoger werkgeversdeel kan de kosten verhogen zonder dat dit extra marge voor de payroller is. Controleer welke regeling en welke werkgeversbijdrage in de offerte zijn verwerkt. Meer hierover staat in Payrollfactor en pensioenfonds.
Laag 4: de dekking voor ziekteverzuim
Dat de payroller juridisch werkgever is, zegt nog niet welke kosten hij contractueel aan jou doorberekent. Vraag naar dekking, eigen risico, bestaande ziektegevallen en nacalculatie. Bij een verzuimcap zijn ook de noemer, de meetperiode en de betrokken medewerkers belangrijk. Zonder die gegevens kun je een percentage niet goed vergelijken. Zie Verzuim-cap bij payroll en Verzuimrisico en eigen risico.
Laag 5: de marge van de payroller
Een aanbieder rekent voor uitvoering, ondersteuning en eventuele financiering. De verkoopmarge is niet automatisch nettowinst: daaruit kunnen nog bedrijfskosten worden betaald. Vraag welke diensten inbegrepen zijn en welke vaste of variabele kosten erbuiten vallen. Ook risicoprijzen en uitvoeringskeuzes verschillen; niet alle verschillen tussen factoren zijn winstmarge. Er staat hier daarom geen ongedekt algemeen margepercentage.
Een rekenvoorbeeld
Dit is uitsluitend een rekenscenario, geen horeca-tarief of cao-berekening. We kiezen een kaal uurloon van 16,00 euro en een reserveringsfactor van 1,19. De bedragen voor sociale premies, pensioen, ziekteafspraken en dienstverlening hieronder zijn fictieve invoerbedragen per gewerkt uur. Ze zijn niet afgeleid van een specifieke aanbieder of de premiepercentages hierboven.
| Onderdeel | Bedrag per gewerkt uur | Tussenstand |
|---|---|---|
| Kaal uurloon | 16,00 euro | 16,00 euro |
| Reserveringen: 16,00 maal 0,19 | 3,04 euro | 19,04 euro |
| Sociale premies, aangenomen bedrag | 4,00 euro | 23,04 euro |
| Pensioen werkgever, aangenomen bedrag | 0,60 euro | 23,64 euro |
| Ziekteafspraken, aangenomen bedrag | 0,56 euro | 24,20 euro |
| Dienstverlening, aangenomen bedrag | 1,00 euro | 25,20 euro |
De voorbeeldprijs is 25,20 euro. Op kaal loon is de factor exact 25,20 / 16,00 = 1,575. Op loon inclusief reserveringen is hij 25,20 / 19,04 = ongeveer 1,32353. Vermenigvuldig die laatste factor met de reserveringsfactor 1,19 en je komt terug op 1,575. Rond pas het eindresultaat af: een afgeronde factor kan enkele centen verschil geven. Voor een berekening met je eigen invoer kun je de tool payrollfactor berekenen gebruiken.
De grondslag: kaal loon of loon inclusief reserveringen?
De uitleg over de grondslag stond tot 15 september 2026 in een eigen artikel. Hij hoort bij de opbouw hierboven, want de grondslag is precies het punt waar twee factoren uit elkaar gaan lopen terwijl de kosten gelijk blijven.
Twee payrollaanbieders, twee factoren die niet op elkaar lijken: de een noemt een laag getal, de ander een hoog getal. Toch kunnen ze je per uur exact hetzelfde kosten. Het verschil zit dan niet in de prijs, maar in de grondslag waarover de factor wordt berekend. Wie dat niet doorrekent, vergelijkt appels met peren en kiest soms de duurdere aanbieder omdat diens getal toevallig lager oogt.
De payrollfactor is een vermenigvuldiging op het brutoloon, maar “het brutoloon” is geen vast begrip. Aanbieders gebruiken twee varianten.
Het kale brutoloon: alleen het uurloon, zonder vakantiegeld en vakantiedagen. Een factor over deze grondslag is hoger, omdat de reserveringen er nog bovenop moeten.
Het brutoloon inclusief reserveringen: het uurloon plus vakantiegeld en de opbouw van vakantiedagen. Een factor over deze grondslag is lager, omdat de reserveringen er al in zitten.
Het verschil is de werkelijke reserveringsopslag uit de offerte, zoals besproken bij laag 1. Gebruik niet automatisch 19 of 20 procent. Vraag de grondslag in euro’s op en controleer welke reserveringen, uren en loonbestanddelen erin zitten.
Hetzelfde geld, twee getallen
Een tweede, losstaand rekenvoorbeeld met ronde getallen: het kale brutoloon is 15 euro per uur. We nemen hier exact 20 procent reserveringen aan, zodat de tweede grondslag 18 euro is. Die aanname is geen cao-norm.
| Aanbieder | Factor | Grondslag | Rekensom | All-in uurprijs |
|---|---|---|---|---|
| A | 1,68 | kaal loon | 15 × 1,68 | 25,20 euro |
| B | 1,40 | loon incl. reserveringen | 18 × 1,40 | 25,20 euro |
Beide factoren leiden tot exact dezelfde uurprijs. Het eerste scenario hierboven gebruikte een reserveringsfactor van 1,19; dit tweede scenario gebruikt 1,20. Meng de invoer van die twee voorbeelden dus niet. A en B zijn fictieve aanbieders, geen marktwaarnemingen.
Zo reken je terug
Breng beide offertes naar dezelfde grondslag. De reserveringsfactor is het loon inclusief reserveringen gedeeld door het kale loon. Vermenigvuldig de factor op loon inclusief reserveringen met die reserveringsfactor om de factor op kaal loon te krijgen. Andersom deel je erdoor. Dit werkt alleen voor dezelfde prijs en dezelfde inbegrepen kosten. Gebruik de ongeronde invoer en tel losse kosten apart mee. Met payrollfactor berekenen kun je de grondslagen naast elkaar zetten.
Vergelijken als de grondslag gelijk is
Ook na het gelijktrekken van de grondslag blijven factoren verschillen, en dat is logisch: de lagen hierboven vallen per situatie anders uit. Het contracttype bepaalt of de lage of de hoge Awf-premie geldt (laag 2), en daardoor liggen flexcontracten doorgaans hoger dan vaste contracten. Voor werknemers onder de 21 geldt de lage premie bij weinig uren ook met een flexcontract, zoals verderop bij de laagste factoren staat; niet ieder jongerencontract valt dus automatisch onder de lage premie. De cao en het pensioenfonds bepalen de reserveringen en de pensioenpremie (laag 1 en 3): een sector met een zwaarder pensioen, zoals zorg en welzijn, kent een hogere factor dan bijvoorbeeld de horeca. Hoe groot dat verschil is, lees je in Payrollfactor per pensioenfonds. De dekking (laag 4) bepaalt of verzuim, leegloop en feestdagen wel of niet in de factor zitten, en dat scheelt direct in het getal. Wat er vaak buiten valt, staat in De verborgen kosten: leegloop en feestdagen buiten de factor.
Een marktconforme factor bestaat dus niet als één getal. Hij hangt af van je cao, je pensioenfonds, het contracttype en wat er gedekt is. De grondslag is de grootste valkuil, maar niet de enige. Vraag bij elke offerte ook of leegloop en feestdagen in de factor zitten of apart worden doorbelast, en welke opstart- en administratiekosten buiten de factor staan. Pas als je die antwoorden hebt, vergelijk je op totaalprijs voor jouw eigen personeelsbestand.
Wat is een normale payrollfactor?
Een universele normale factor is niet verantwoord vast te stellen zonder actuele, vergelijkbare offertes. Overheidspremies onderbouwen werkgeverslasten, niet het markttarief van een payroller. Vergelijk daarom dezelfde cao, pensioenregeling, urenmix, grondslag, verzuimafspraken en looptijd. Laat een afwijkende prijs uitsplitsen voordat je die goedkoop of duur noemt. De rekenvoorbeelden op deze pagina zijn geen marktbandbreedte. Voor openbare prijssignalen en hun beperkingen verwijzen we naar Wat kost payroll?.
Hoe laag kan de factor zijn?
Een lage factor kan voortkomen uit een andere grondslag, een ander werknemersprofiel of minder inbegrepen kosten. De lage Awf kan bijvoorbeeld ook gelden voor een jongere met weinig verloonde uren, als aan de voorwaarden is voldaan. Pensioendeelname en premie volgen afzonderlijk uit de toepasselijke regeling. Uit leeftijd alleen volgt dus geen vast minimaal tarief.
Een offerte zonder ziekteafdekking of met achteraf doorbelaste kosten kan op papier lager lijken. Vergelijk daarvoor een normaal scenario en een scenario met ziekte, minder inzet en vertrek. Deze pagina geeft geen bewezen ondergrens voor de markt: daarvoor ontbreken vergelijkbare, actuele contractgegevens.
Wat je hiermee kunt
Vraag bij iedere offerte de grondslag, cao, pensioenregeling, inbegrepen risico’s, uitsluitingen en losse kosten op. Reken daarna terug naar dezelfde uren en hetzelfde personeelsbestand. Het complete kostenplaatje staat in Wat kost payroll?. Met de rekentool kun je je payroll kosten berekenen. Een ontvangen voorstel kun je ook laten bekijken via de offertecheck; onbekende voorwaarden blijven daarbij vragen om verduidelijking, geen bewezen prijsvoordeel.
Bronnen en disclaimer
- Rijksoverheid: hoogte vakantiegeld en uitzonderingen
- Rijksoverheid: vakantiedagen en vakantiegeld
- UWV: gedifferentieerde premies WGA en Ziektewet 2026
- Belastingdienst: percentages en maximum bijdrage Zvw
- Staatscourant 2025, 42324: premiepercentages werknemersverzekeringen 2026
- Belastingdienst: premiedifferentiatie WW, lage en hoge WW-premie
Bronnen gecontroleerd op 16 september 2026. Publieke premies en regels kunnen wijzigen; persoonlijke beschikkingen en cao-afspraken zijn bepalend. De rekenvoorbeelden gebruiken expliciet fictieve invoer en zijn geen prijsonderzoek of juridisch advies. Laat je werkelijke kosten en contractvoorwaarden beoordelen door een deskundige.
Veelgestelde vragen
Hoe is een payrollfactor opgebouwd?
Een payrollfactor wordt laag voor laag op het bruto uurloon gestapeld: eerst de reserveringen (vakantiegeld en vakantiedagen), dan de sociale premies, dan de werkgeverspremie pensioen, dan de dekking voor ziekteverzuim, en ten slotte de marge van de payroller. Samen bepaalt dat het tarief dat je per gewerkt uur betaalt.
Welke sociale premies zitten in de payrollfactor in 2026?
In 2026 zijn de Awf-percentages 2,74 en 7,74 procent en de Aof-percentages 6,27 en 7,63 procent, afhankelijk van de toepasselijke categorie. Daarbij komen onder meer de opslag kinderopvang van 0,50 procent, Whk en de Zvw-werkgeversheffing van 6,10 procent. De Whk verschilt per werkgever. Gebruik de juiste premielonen, maxima en uitzonderingen; percentages vormen geen universele opslag over iedere loonsom.
Wat is een normale payrollfactor?
Er is geen universele normale factor. Vergelijk actuele offertes voor hetzelfde personeelsbestand, dezelfde grondslag, cao, pensioenregeling en contractdekking. Een rekenvoorbeeld toont de methode, maar bewijst niet wat marktconform is.
Waarom verschilt de payrollfactor per branche?
Omdat de onderdelen per branche verschillen: de cao bepaalt de reserveringen, het pensioenfonds bepaalt de pensioenpremie, en de sectorindeling en het ziekteverzuim bepalen een deel van de premies. Een zwaardere cao of een duurder pensioenfonds maakt de factor hoger, zonder dat de payroller duurder is.
Waarom gebruiken aanbieders verschillende grondslagen?
Er is geen verplichte standaard. Sommige aanbieders rekenen over het kale loon, andere over het loon inclusief reserveringen. Beide zijn correct, zolang ze transparant zijn over welke grondslag ze hanteren. Vraag er altijd expliciet naar.
Met welk percentage reken ik tussen de grondslagen om?
Gebruik de werkelijke reserveringsfactor uit de offerte. De factor op kaal loon is de factor op loon inclusief reserveringen maal die reserveringsfactor. Is die bijvoorbeeld exact 1,20, dan wordt 1,40 op loon inclusief reserveringen gelijk aan 1,68 op kaal loon. Een vaste opslag van 20 procent geldt niet voor iedere cao of offerte.
Is een lagere factor altijd voordeliger?
Nee. Een lagere factor over een hogere grondslag kan duurder uitpakken dan een hogere factor over het kale loon. En een lage factor zonder verzuimdekking kan bij ziekte alsnog tot naheffingen leiden. Vergelijk op totale uurprijs en op wat er in de factor zit.
Bron en controle. Samengesteld door de redactie van PersoneelsKompas op basis van openbare bronnen. Geen aanbieder heeft invloed op deze uitleg. Laatst gecontroleerd op .