Verzuimrisico bij payroll en eigen risico

Bij payroll is het payrollbedrijf juridisch werkgever. Dat vertelt nog niet welke verzuimkosten uiteindelijk op jouw factuur terechtkomen. Daarvoor moet je de dekking en doorbelastingsafspraken lezen. Houd drie onderwerpen uit elkaar: loondoorbetaling tijdens ziekte, de prijsafspraken in je payrollcontract en WGA-eigenrisicodragerschap.

Loondoorbetaling en begeleiding bij ziekte

Een werkgever moet bij ziekte in beginsel twee jaar loon doorbetalen. Hoeveel en hoelang precies hangt mede af van de toepasselijke regels en de situatie; bijvoorbeeld het einde van een tijdelijk contract kan verschil maken. Bij onvoldoende re-integratie-inspanningen kan UWV de loondoorbetaling met maximaal een jaar verlengen. De Wet verbetering poortwachter is dus niet simpelweg de naam van een verzekering die alles dekt.

Bij payroll is het payrollbedrijf de werkgever, terwijl jij de dagelijkse werkplek en aansturing organiseert. Leg vast wie een ziekmelding verwerkt, wie contact houdt, welke medewerking je moet verlenen en welke kosten in het tarief zitten. De Rijksoverheid beschrijft de regels en verplichtingen bij ziekte.

Welke kosten kunnen buiten je payrolltarief vallen?

Vraag bij ieder voorstel dezelfde uitsplitsing:

• Welke loondoorbetaling is inbegrepen, voor welke medewerkers en vanaf wanneer?
• Zijn er wachttijden, een eigen risico of uitgesloten situaties?
• Is de dekking begrensd, en wat gebeurt er bij overschrijding?
• Welke arbo- en re-integratieactiviteiten zijn inbegrepen of afzonderlijk betaald?
• Wie draagt kosten van vervanging en niet-inzetbare uren?
• Wat gebeurt er bij afloop of beëindiging van de samenwerking?

Staat er een verzuimgrens, vraag dan naar de meetperiode, de berekeningswijze en de afrekening. Een percentage over een loonsom is niet zonder meer hetzelfde als een percentage verzuimde uren. De aparte uitleg over een verzuim-cap bij payroll helpt je de contractvraag te formuleren.

Een bestaande zieke medewerker of een lopend re-integratietraject gaat niet automatisch onder nieuwe dekking vallen. Laat verantwoordelijkheden en eventuele overgang vooraf beoordelen. Deel bij een eerste vergelijkingsaanvraag geen diagnoses, BSN’s of medische dossiers.

WGA-eigenrisicodragerschap is een apart onderwerp

De WGA is onderdeel van de WIA en is niet hetzelfde als de gewone loondoorbetaling bij ziekte. UWV legt uit dat een WGA-eigenrisicodrager vanaf de start van de WGA-uitkering nog maximaal tien jaar verantwoordelijk blijft voor re-integratie. Die verantwoordelijkheid kan ook doorlopen nadat een werknemer uit dienst is. Bron: UWV.

Is jouw payroller eigenrisicodrager, dan betekent dat niet automatisch dat jij als inlener diens wettelijke WGA-verantwoordelijkheid krijgt. Of en welke kosten aan jou worden doorberekend, moet afzonderlijk uit de contractafspraken blijken. Vraag daarom naar de gevolgen voor jouw overeenkomst, niet alleen naar het etiket eigenrisicodrager.

Zelf werkgever blijven: verzuimverzekering en arbodienst

Wie zelf werkgever blijft, kan loondoorbetalingskosten onder voorwaarden verzekeren met een verzuimverzekering. Dat is niet hetzelfde als een WGA-eigenrisicodragersverzekering. Een arbodienst ondersteunt bij onder meer preventie en verzuimbegeleiding; een basiscontract alleen verzekert de loondoorbetaling niet.

Vraag een verzekeringsadviseur naar de dekking die bij je bedrijf past. Voor de uitvoeringskant kun je arbodiensten vergelijken. Je eigen mogelijke kosten verkennen kan met de verzuimkostencalculator.

Wil je precies weten welke onderdelen in een verzuimbegroting passen? Kennisplatform Digitaalgezag geeft een aanvullende uitleg in Verzuimkosten berekenen: formule plus rekenvoorbeelden. Gebruik je eigen contracten en actuele gegevens voor de uiteindelijke begroting.

Leg de voorwaarden naast elkaar

Bekijk bij payrollbedrijven vergelijken hoe de onderzochte partijen hun dienstverlening omschrijven. Een profiel vervangt de voorwaarden van je persoonlijke voorstel niet. Heb je dat voorstel ontvangen, gebruik dan de offertecheck om de grondslag, extra kosten en uitzonderingen na te lopen.

Bronnen en afbakening

Bronverwijzingen bij dit artikel (4)

• Rijksoverheid: regels en verplichtingen bij ziekte.
• UWV: eigenrisicodrager WGA en re-integratie.
• Ondernemersplein: regels voor payrolling.

Inhoudelijk herzien op 30 september 2026. Dit zijn algemene vergelijkpunten, geen oordeel over verzekeringsdekking of aansprakelijkheid in een individueel geval. Laat concrete juridische en verzekeringsvragen door een passende specialist beoordelen.

• Verzuimkosten berekenen: formule plus rekenvoorbeelden (digitaalgezag.nl)

Een publicatiedatum of peildatum geldt voor de betreffende bron; de artikeldatum is geen hercontrole van alle bronnen.