Je eerste medewerker aannemen: checklist voor 2026
In dit artikel
Begin met het aanvragen van een loonheffingsnummer bij de Belastingdienst, want zonder dat nummer kun je geen loon uitbetalen. Regel daarna in volgorde: een schriftelijke arbeidsovereenkomst, een aansprakelijkheidsverzekering, je arbobeleid met een bedrijfsarts, en de salarisadministratie. Hieronder staat de complete checklist.
Je eerste medewerker aannemen in 2026
Als je voor het eerst iemand in dienst neemt, zijn er een aantal zaken die je moet regelen.
Stap 1: Loonheffingsnummer aanvragen
Vóórdat je de eerste loonstrook kunt verwerken, heb je een loonheffingsnummer van de Belastingdienst nodig. Aanvragen kan via de Belastingdienst website. Reken op 2-4 weken verwerkingstijd.
Stap 2: Arbeidsovereenkomst opstellen
Zorg voor een schriftelijke arbeidsovereenkomst. Verplichte onderdelen zijn naam en adres van beide partijen, begindatum, functieomschrijving, werktijden, loon, en de toepasselijke cao.
Stap 3: WA-verzekering en bedrijfsaansprakelijkheid
Controleer of jouw aansprakelijkheidsverzekering ook medewerkers dekt.
Stap 4: Arbobeleid
Als werkgever ben je verplicht een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) op te stellen en een bedrijfsarts te contracteren.
Stap 5: Salarisadministratie
Regel de verloning: zelf via software, via een accountant, of via payroll. Wil je weten wat dit kost, lees dan Loonkosten berekenen in 2026. Twijfel je tussen zelf werkgever blijven of het uitbesteden, vergelijk dan payroll of salarisadministratie. Kies je voor payroll, dan kun je payroll vergelijken en direct bij drie passende partijen een voorstel aanvragen.
Bronnen en disclaimer
Bronverwijzingen bij dit artikel (3)
- Ondernemersplein: stappenplan voor het eerst personeel aannemen
- Ondernemersplein: loonheffingen inhouden en betalen
- Rijksoverheid: arbeidsovereenkomst en cao
Deze informatie is samengesteld op basis van bronnen zoals de Belastingdienst, UWV en Rijksoverheid (stand 2026). Premies en regels kunnen wijzigen. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Raadpleeg bij twijfel een specialist.
Een publicatiedatum of peildatum geldt voor de betreffende bron; de artikeldatum is geen hercontrole van alle bronnen.
Wat wil je zelf blijven regelen?
Payroll, een salarisbureau of zelf verwerken met software: bekijk welke route bij jouw werkwijze past.
Ontdek welke route past →Onze top 3 voor jouw branche, op basis van offertedata, voorwaarden en dienstverlening.
Vraag 3 payrolloffertes aan →Veelgestelde vragen
Wat moet ik als eerste regelen als ik mijn eerste medewerker aanneem?
Vraag eerst een loonheffingsnummer aan bij de Belastingdienst, want zonder dat nummer kun je geen loonstrook verwerken. Reken op 2 tot 4 weken verwerkingstijd. Daarna regel je de arbeidsovereenkomst, verzekeringen, arbobeleid en de salarisadministratie.
Heb ik een bedrijfsarts nodig voor één medewerker?
Ja. Als werkgever ben je verplicht een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) op te stellen en een bedrijfsarts te contracteren, ook met één medewerker.
Moet ik de salarisadministratie zelf doen?
Nee, dat mag je uitbesteden. Je kunt de verloning zelf via software doen, via een accountant laten verwerken, of het werkgeverschap volledig uitbesteden via payroll.
Bron en redactie. Samengesteld door de redactie van PersoneelsKompas op basis van openbare bronnen. Geen aanbieder heeft invloed op deze uitleg. Redactioneel bijgewerkt op . Bronfeiten hebben een eigen peildatum waar die is vermeld. Deze artikeldatum is geen bevestiging dat alle bronnen opnieuw zijn gecontroleerd.
Deze kennisbank is een redactionele uitgave van PersoneelsKompas. Bronfeiten, rekenvoorbeelden en onze uitleg zijn van elkaar te onderscheiden; een genoemd bedrijf is niet automatisch de auteur of inhoudelijk beoordelaar.
Onze werkwijze en onafhankelijkheid