Payroll of zelf doen? Zo maak je de afweging

Payroll of je personeel zelf in dienst houden is een keuze over kosten, werk en verantwoordelijkheid. Bij payroll wordt het payrollbedrijf juridisch werkgever. Houd je medewerkers zelf in dienst, dan blijft dat werkgeverschap bij jou, ook als een salarisbureau de loonverwerking doet.

De beste afweging begint niet bij een losse factor. Zet dezelfde personeelsinzet en dezelfde gewenste dienstverlening naast elkaar. De actuele tariefmodellen staan bij wat kost payroll; hieronder gaat het om wat je zelf wilt blijven doen en dragen.

De denkfout: alleen naar de factor kijken

Brutoloon is niet hetzelfde als totale werkgeverskosten. Andersom betekent een payrolltarief niet dat iedere mogelijke kostenpost is afgekocht. Controleer daarom beide kanten: welke kosten heb je nu, en welke blijven ook na uitbesteding voor jouw rekening?

Een lagere payrollfactor kan bovendien op een hogere loonbasis worden toegepast. De uitleg van de payrollfactor laat zien waarom grondslag en inbegrepen posten samen het verschil maken.

Wat er bij zelf doen op jouw bord ligt

Neem deze posten op in je begroting, met je eigen contracten en actuele loonafspraken als uitgangspunt:

• Loon en werkgeverslasten: brutoloon, reserveringen, sociale premies en pensioen. Gebruik voor een berekening de werkgeverskostencalculator.
• Ziekte en re-integratie: loondoorbetaling, begeleiding en eventueel vervanging. Een verzuimverzekering heeft eigen voorwaarden, wachttijden en uitsluitingen; zij neemt niet vanzelf alle kosten en taken weg.
• Arbodienstverlening: de overeengekomen ondersteuning en eventuele verrichtingen buiten het abonnement.
• Salarisverwerking: eigen software of een bureau, inclusief opstart, mutaties en correcties. Bekijk de bronvaste bedragen bij wat kost salarisadministratie.
• Einde van een contract en juridische ondersteuning: kosten die afhangen van de situatie en je afspraken.
• Eigen tijd: uren voor contracten, wijzigingen, looncontrole en personeelsvragen.

Gebruik geen algemeen verzekeringspercentage als offerte voor jouw bedrijf. Premie en dekking moeten blijken uit een voorstel dat op jouw situatie is gebaseerd.

Wat je bij payroll overdraagt

Het payrollbedrijf wordt de contractuele werkgever van de medewerker. Welke kosten het vervolgens aan jou mag doorberekenen, is een andere vraag. Dat volgt uit de offerte, de overeenkomst en toepasselijke regels.

Laat daarom zwart op wit zetten wat geldt voor ziekte, re-integratie, transitievergoeding, niet-gewerkte uren en feestdagen. Vraag ook hoe de aanbieder omgaat met bestaande medewerkers en lopende ziektegevallen. Een nieuwe payrollovereenkomst neemt die niet automatisch zonder voorwaarden over.

Jij blijft het werk organiseren en medewerkers aansturen. Ook veilige arbeidsomstandigheden en het juist aanleveren van arbeidsvoorwaarden vragen aandacht. Payroll betekent dus niet dat je niets meer met personeelszaken te maken hebt. De regels voor payrolling van Ondernemersplein beschrijven die rolverdeling.

De eerlijke afweging

Neem een normale maand en, bij wisselende inzet, een piekmaand. Laat het payrollbedrijf met dezelfde functies, uren, lonen en toeslagen rekenen als je eigen begroting.

Een fictief voorbeeld: twee voorstellen lijken gelijk geprijsd, maar één rekent correctiewerk apart. Dat maakt die partij niet automatisch ongeschikt. Bij weinig wijzigingen kan het prima passen; bij veel roosterwisselingen wil je de extra kosten vooraf kennen. Vraag een berekening, geen onbegrensde besparingsbelofte.

Wanneer kies je wat?

Zelf werkgever blijven past als je die verantwoordelijkheid wilt houden en de uitvoering intern of met een salarisbureau kunt organiseren. Payroll past wanneer je juridisch werkgeverschap en afgesproken taken wilt uitbesteden en de voorwaarden aansluiten op je bedrijf.

Laat een hoog huidig verzuim niet op zichzelf de keuze bepalen. Eerst moet duidelijk zijn welke lopende verplichtingen blijven bestaan en wat een aanbieder daadwerkelijk accepteert.

Twijfel je over de taakverdeling, doe de keuzehulp. Wil je payroll onderzoeken, ga dan naar payrollbedrijven vergelijken. Heb je al een voorstel, laat de kosten en uitzonderingen nalopen via de offertecheck.

Bronnen en afbakening