Uitzendbureau of payrollbedrijf controleren: Waadi, SNA en Wtta

Een uitzendbureau, detacheerder of payrollbedrijf controleer je vóór de eerste inhuur op registratie, keurmerk, fiscale afspraken en arbeidsvoorwaarden. Controleer de juridische entiteit waarmee je contracteert, niet alleen de handelsnaam of het logo. Bewaar je controlebewijs en herhaal de controle tijdens de samenwerking. Geen enkel keurmerk of register is op zichzelf een garantie dat alle risico’s zijn afgedekt.

Nu: doe de Waadi-check bij KVK, controleer de SNA-registratie en leg afspraken over G-rekening en beloning vast. Vanaf juli 2027: raadpleeg ook het openbare Wtta-register van de NAU. De toelatingsplicht en handhaving beginnen op 1 januari 2028.

Waarom deze controle geen formaliteit is

Een uitzendbureau of detacheerder regelt de lonen, afdrachten en contracten voor de mensen die bij jou werken. Gaat dat mis, dan blijft het probleem niet bij het bureau. Draagt de uitlener de loonheffingen of btw niet af, dan kan de Belastingdienst die bedragen bij jou als inlener verhalen. En werk je met een partij die niet eens geregistreerd staat als uitlener, dan riskeer je zelf een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Daar komt bij dat vanaf 1 januari 2028 de Wtta-toelatingsplicht en handhaving gelden. Controleer de toelating, ontheffing of geldige overgangsstatus, met inachtneming van wettelijke uitzonderingen. Een goede administratie of SNA-keurmerk is geen garantie op toelating: de NAU beoordeelt de aanvraag en overige voorwaarden.

Stap 1: controleer de registratie bij KVK

Elk bedrijf dat in Nederland personeel uitlent, moet in het Handelsregister van KVK geregistreerd staan met de vermelding dat het arbeidskrachten ter beschikking stelt. Dat volgt uit de Waadi, de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs. De registratie geldt voor uitzendbureaus, detacheringsbureaus en payrollbedrijven, dus ook voor de detacheerder die zichzelf liever consultancybureau noemt.

Controleren is gratis: op de website van KVK vul je de naam of het KVK-nummer van het bureau in en zie je direct of het geregistreerd staat om personeel uit te lenen. Doe dit voordat je de eerste medewerker inleent en bewaar het resultaat in je administratie.

Staat het bureau er niet of niet juist in, dan is dat een hard stopteken. Je riskeert als inlener een boete die oploopt van 8.000 tot 32.000 euro per overtreding, afhankelijk van het aantal ingeleende arbeidskrachten, en bij herhaling verdubbelen of verdrievoudigen die bedragen.

Stap 2: kijk of het bureau het SNA-keurmerk heeft

Het SNA-keurmerk van de Stichting Normering Arbeid is een vrijwillig keurmerk voor uitzendbureaus, detacheerders en payrollbedrijven. Een geaccrediteerde inspectie-instelling controleert gecertificeerde bureaus in de regel twee keer per jaar, onder meer op de aangifte en afdracht van loonheffingen en btw en op loonbetaling volgens het wettelijk minimumloon.

Het keurmerk laat zien dat het bureau periodiek op de normeisen wordt gecontroleerd. Fiscale vrijwaring kent aanvullende voorwaarden; SNA is geen algemene garantie tegen alle aansprakelijkheid. Controleer de actuele registratie in het openbare register. Wat het keurmerk precies wel en niet zegt, lees je in Het SNA-keurmerk uitgelegd.

Geen SNA-keurmerk hoeft geen diskwalificatie te zijn, het keurmerk is immers vrijwillig. Maar het betekent wel dat jij zelf meer moet uitzoeken en vastleggen.

Stap 3: maak afspraken over de G-rekening

Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening van de uitlener. Jij stort daar het deel van de factuur op dat bestemd is voor loonheffingen en btw; het bureau kan dat geld alleen gebruiken voor betalingen aan de Belastingdienst. Zo beperk je het risico dat jij later moet opdraaien voor afdrachten die het bureau heeft laten liggen.

De combinatie met stap 2 maakt het compleet: stort je 25 procent van het factuurbedrag inclusief btw (20 procent als de btw is verlegd) op de G-rekening van een SNA-gecertificeerd bureau, en voldoe je aan de administratieve voorwaarden zoals een sluitende urenadministratie en identiteitscontrole, dan ben je als inlener gevrijwaard van aansprakelijkheid voor die loonheffingen en btw.

Vraag dus altijd of het bureau een G-rekening heeft en leg het stortingspercentage vast in het contract. Een bureau dat geen G-rekening heeft of er omheen praat, geeft een signaal af.

Stap 4: leg de beloningsafspraken vast

Lever vóór de inzet juiste informatie over functies, loonschalen, toeslagen en andere arbeidsvoorwaarden aan. Payroll kent een eigen wettelijke regeling; uitzendkrachten onder de cao voor Uitzendkrachten 2026-2028 hebben recht op een minimaal gelijkwaardig totaalpakket. Vraag welke regels de uitlener toepast en hoe verschillen en wijzigingen worden verwerkt. Lees de uitleg over arbeidsvoorwaarden bij uitzenden en payroll.

Vanaf juli 2027: het register van de NAU

De Wtta start op 1 januari 2027 met een overgangsjaar. Vanaf 1 juli 2027 kun je het openbare Wtta-register raadplegen. De toelatingsplicht en handhaving beginnen op 1 januari 2028; het Wtta-register vervangt dan de Waadi-registratie en Waadi-check. De inschrijving in het Handelsregister blijft bestaan. Kijk niet alleen naar toelating, maar ook naar ontheffing, geldige overgangsstatus en eventuele wettelijke uitzonderingen.

Je registratiecheck bij KVK verschuift dan dus naar een toelatingscheck bij de NAU. Wat er verder voor jou verandert, van administratieplicht tot boeterisico, lees je in Wtta voor inleners: wat je vanaf 2027 moet regelen. Huur je in via payroll, dan geldt de Wtta net zo goed: het payrollbedrijf is ook een uitlener. De uitleg daarvan staat in Wtta: wat de nieuwe uitleenwet betekent voor payroll en inhuur.

De complete checklist op een rij

Registratie: staat het bureau bij KVK geregistreerd als uitlener? Gratis te controleren, resultaat bewaren.

SNA-keurmerk: staat het bureau in het SNA-register? Zo ja, dan is periodieke onafhankelijke controle geborgd.

G-rekening: spreek een stortingspercentage af en zet het in het contract.

Beloning: leg vast welke cao en loontabel het bureau toepast en lever zelf de juiste gegevens aan.

Wtta: vraag welke toelatings- of overgangsroute het bureau volgt en controleer vanaf juli 2027 de status in het NAU-register. Niet ieder bureau heeft dezelfde aanmeldplicht; lees de voorwaarden van de overgangsregeling.

Leg per bureau vast wat je wanneer hebt gecontroleerd. Die vastlegging is je bewijs als er later vragen komen.

Bronnen en disclaimer

Bronverwijzingen bij dit artikel (8)

• Ondernemersplein: personeel inhuren en uitlenen, Waadi-registratie en Waadi-check
• KVK: Waadi-check
• Nederlandse Arbeidsinspectie: boetebedragen bij overtreden Waadi
• Stichting Normering Arbeid: het SNA-keurmerk
• Belastingdienst: inlenersaansprakelijkheid
• Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt: informatie voor inleners

Registratie, boetestaffel, SNA-afbakening en Wtta-tijdlijn zijn gecontroleerd op 3 oktober 2026. Voor arbeidsvoorwaarden verwijzen we naar de cao voor Uitzendkrachten en RVO: regels voor payrolling. Controleer de actuele fiscale voorwaarden bij je concrete inhuur. Raadpleeg bij twijfel een specialist.

Een publicatiedatum of peildatum geldt voor de betreffende bron; de artikeldatum is geen hercontrole van alle bronnen.